Что такое виртуальный номер телефона, для чего нужен и как получить

Виртуальные номера используются в частных и бизнес–целях в качестве замены мобильным сим-картам. Для данного способа соединения используют технологию VoIP — голосовую коммуникацию через интернет. Он не требует проводного оборудования, физической сим-карты и телефона. 

В статье рассмотрим, что называют виртуальным номером, как он работает и каким образом его подключить. 

Что такое виртуальный номер телефона

Виртуальный номер — такой же номер телефона, как и другие, только для его использования не нужна физическая автоматическая телефонная станция (АТС). Для работы такого номера достаточно хорошего интернет-соединения, чтобы подключиться к облачной АТС. 

При поступлении звонка на телефонную станцию в сети он перенаправляется абоненту, за которым закреплён номер.

Зачем нужен виртуальный номер

Интернет-номера редко используют просто для связи и разговоров. Как правило, пользователи технологии VoIP преследуют другие цели, например:

• регистрация на порталах и сайтах, чтобы создавать несколько аккаунтов, сохранить свои данные в секрете и избежать нашествия мошенников;
• ведение разнообразных процессов компаниями, которые часто работают в нескольких странах и городах;
• разовое приобретение краткосрочных подписок на платные ресурсы.

Это лишь часть областей применения телефонного соединения в интернете. По сути, данный номер допустимо использовать как и обычную связь для разговоров и SMS. Лишь бы было качественное соединение и привязка к облачной станции.

Как работает переадресация

Переадресация вызовов — одна из основных функций любой автоматической телефонной станции, неважно физической или виртуальной. Если правильно выставить настройки, то сотрудники смогут получать переадресованные вызовы потребителей круглосуточно без задержек на линии. 

Сценарий переадресации вызова следующий:

• лицо набирает определённую комбинацию цифр;
• вызов поступает на закрепленную за компанией автоматическую телефонную станцию, после чего запускаются выставленные настройки станции и звонок направляется по указанным каналам коммуникации;
• прописанный в сценарии абонент получает переадресованный вызов.

Современные провайдеры упрощают жизнь компаниям с помощью шаблонов готовых настроек, которые позволяют за считанные минуты настроить работу автоматической телефонной станции и приём звонка или сообщения абонентом. 

В зависимости от того, каким образом вызовы направляются специалистам компании, следует выделить несколько видов переадресации: 

• безусловная (прямой перенос всех звонков на другой номер, актуально при смене телефона компании);
• условная (переадресация вызова сначала на один доступный номер, а потом на второй, если первый недоступен);
• по нарастающей (настройка автоматической телефонной станции так, чтобы вызов перенаправлялся другому специалисту спустя определённое количество времени, например спустя 10 секунд);
• на группу абонентов (переадресация не на один, а сразу на несколько абонентов до момента, пока кто-то один не возьмет трубку);
• при вызове на выключенный телефон (настройка автоматической телефонной станции, при которой звонок переадресуется на другой номер, если первоначальный выключен или недоступен);
• при звонке на занятую линию (если основной абонент занят, то звонок будет переадресован на запасной номер);
• на конкретного менеджера (при поступлении звонка на автоматическую телефонную станцию с помощью выставленных настроек и определителя номера вызов распознаётся и направляется тому менеджеру, который ранее уже вёл диалог с покупателем).

Типы виртуальных номеров

В зависимости от того, для чего необходимо оформить виртуальный номер, различают несколько его типов. Каждый из них позволяет выполнять определённые функции. Рассмотрим основные виды и их преимущества. 

Приём SMS

Данный вид телефонной коммуникации актуален для тех, кто предпочитает не звонить, а отправлять СМС. На подобный номер могут поступать десятки СМС, которые легко отсортировать по заданным параметрам. Приём SMS-сообщений происходит так же, как и при использовании обычной мобильной связи.

Приём звонков

Если специалистам компании необходимо часто обзванивать заказчиков или партнёров из различных стран и городов, то коммуникация через виртуальную сеть, не привязанная к локации, — то, что нужно. Настройки приёма вызова позволяют сделать так, чтобы в случае необходимости переадресация проходила с условного онлайн-номера на другой номер, например, физического телефона.

Одноразовый

Самый распространённый вариант, который обычно применяется для разовых регистраций на сайтах. Как правило, ими могут пользоваться сразу несколько человек, а сам доступ предоставляется бесплатно.

Приём бесплатных звонков

Чтобы повысить лояльность клиентов и мотивировать их самостоятельно звонить в компанию для получения консультации, можно оформить онлайн-телефон для бесплатных звонков — так называемый негеографический номер. 

В России это номера с кодом 8-800: делать звонки внутри страны на такую комбинацию цифр клиенты могут бесплатно. То есть не имеет значения, звонит человек из Перми или из Москвы, с мобильного или стационарного телефона — все расходы берёт на себя компания.

Как виртуальные номера помогают в бизнесе

Чтобы наглядно продемонстрировать преимущества использования виртуальной телефонии в коммерции, рассмотрим пример. 

Предприниматель “А” изготавливает декоративные корзинки по индивидуальным заказам. В неделю бывает не более 5-7 заказов, поэтому получалось связываться со всеми по телефону и быстро отвечать на СМС в мессенджерах. 

Позже “А” захотел расшириться и запустил рекламу на свой бренд в социальных сетях. Количество заказов начало расти, и собственник не успевал со всеми общаться лично. Потенциальные покупатели всё чаще слышали короткие гудки в трубке вместо ответа. Это негативно сказывалось на развитии компании. Поэтому подключение облачной автоматической телефонной станции с интернет-телефоном стало лучшим решением. Вызов каждого нового заказчика стал фиксироваться с упоминанием точного времени. 

Если понадобится не просто фиксация входящих вызовов, но и обработка всех звонков сразу же — тогда будет нужно будет создать ещё несколько онлайн-номеров с возможностью принятия входящих вызовов и call-центр, который будет их обрабатывать.

Для деятельности компаний коммуникация в сети может быть удобна, если нужно осуществить регистрацию нескольких аккаунтов на одном сайте — в коммерческих целях, например, для создания разных рекламных объявлений во ВКонтакте.

Где еще пригодится виртуальный номер

Ещё одним популярным вариантом использования таких телефонов и облачной ATC является удалённая работа. 

За последние 2 года из-за пандемии многие ушли работать удаленно. Но от этого суть работы специалистов не поменялась. Так, сотрудникам, которые ежедневно связываются с покупателями из разных городов и стран, сложно поддерживать коммуникацию из дома. Выстроить процесс помогает установка облачной ATC: заказчик звонит в офис на виртуальный номер компании, где вызов согласно настроенному протоколу переадресуется на интернет-телефон конкретного сотрудника.

Виртуальные номера используются и для регистрации аккаунтов на сайтах и в социальных сетях. Но в отличие от бизнеса, для физических лиц такая замена нужна прежде всего для сохранности данных. 

Достоинства и недостатки виртуальных номеров

Как и любой другой продукт, виртуальные телефоны имеют ряд преимуществ и недостатков. Рассмотрим плюсы и минусы цифрового номера.

Плюсы

К преимуществам виртуальных номеров можно отнести:

• удобный и быстрый способ подключения (не требуется проводов, сложного оборудования, документационной волокиты и прочих нюансов, чтобы оформить интернет-связь — можно купить удобную комбинацию цифр и пользоваться сразу);
• подбор кода нужного региона (если сотрудник находится в г. Пермь, а работать ежедневно нужно с офисом в г. Москва, нет необходимости арендовать здание в столице — легче купить номер с кодом Москвы и разговаривать с коллегами без дополнительных затрат);
• дешёвая коммуникация (связь в интернете дешевле мобильной — все абоненты подключены к единой облачной автоматической телефонной станции, поэтому созваниваться внутри компании и за границей будет дешевле или вовсе бесплатно);
• несколько линий соединения (так как автоматическая телефонная станция предоставляет много линий связи для входящих вызовов, собеседник не услышит раздражающих коротких гудков, когда линия занята).

Минусы

Минусов у виртуальных номеров не так много, они вполне решаемые — но все еще существуют. Так, числу основных отрицательных моментов относятся: 

• необходимость стабильного и качественного интернет-соединения;
• возможные вызовы от клиентов прошлого владельца номера;
• возможные блокировки аккаунтов со стороны администрации сайтов и социальных сетей.

Какие функции виртуальных номеров важны

Прежде чем выбрать провайдера, купить необходимое количество виртуальных номеров и услуги облачной автоматической телефонной станции, нужно понять — зачем. 

Покупать интернет-телефон просто так могут физлица, например, для разовых частных целей. В случае с деятельностью компании стоит более ответственно подходить к данному вопросу. 

Основные функции, которым должна отвечать качественная АТС и соответствующий номер:

• доступность кода нужного региона;
• возможность связываться с компанией бесплатно;
• детальная отчётность по всем шагам потребителя (время ожидания, продолжительность звонка, работающая реклама, время разговора с собеседником, полная запись разговора и т. д.).

Дополнительные функции

Кроме перечисленных функций, есть некоторые дополнительные возможности, позволяющие улучшить работу телефонии и удержать покупателя на линии, например:

• голосовая почта;
• автоответчик;
• колл-трекинг или отслеживание номеров.

С помощью голосовой почты и автоответчика клиент всегда будет получать обратную связь, даже когда  у специалиста компании нет возможности поднять трубку.

А отслеживание номера позволяет собирать подробную информацию о заказчике и всех его взаимодействиях внутри компании: от вызова до оформленных заказов и т. д.

Как подключить виртуальный номер

К счастью, подключение интернет-связи не сопровождается бумажной волокитой, технически затратными настройками и т. д. Всё, что необходимо — выбрать провайдера облачной автоматической телефонной станции.

К числу российских сайтов, предоставляющих данные услуги, относятся OnlineSim.ru, СМС-reg.com и СМС-activate.org.

А среди зарубежных провайдеров одними из лучших являются Sellaite, Receive-СМС-online.com, Twilio и Proovl.

Процедура получения интернет-телефона проста. 

Для начала необходимо зарегистрироваться на одном из сайтов провайдера. Далее пользователю будет предложено выбрать тариф для активации и варианты обслуживания. Это может быть как один номер, так и несколько. Кроме того, некоторые сайты предоставляют один бесплатный телефон для разового вызова/приёма СМС, чтобы проверить качество услуги. 

После того как выбранный тариф будет оплачен и настроен, можно выполнять переадресацию звонков на удобный для пользователя телефон.

Сколько стоит виртуальный номер

Сам виртуальный номер не будет стоить больших денег. Например, если пользователя интересует разовое получение СМС, то номер можно приобрести от 1 рубля за штуку или одно СМС. Также можно брать номер в аренду на сутки, неделю, месяц. Цены у операторов разнятся, но обычно начинаются от 40 рублей за сутки. 

Другое дело, если требуется целая облачная АТС, которая позволит интегрировать настройки в CRM-систему и автоматизировать рабочие процессы. Очевидно, что это будет стоить дороже: такие предложения от операторов связи начинаются от 840 рублей в месяц.

Где купить виртуальный номер 

Есть множество сервисов, предоставляющих номера во всемирной паутине. Перед выбором нужно понять, для каких целей необходима коммуникация: приём СМС, звонков, организация деловых вопросов и т. д. Рассмотрим 3 основных ресурса, предоставляющих виртуальные номера разных стран.

Onlinesim.ru

Российская площадка, который предоставляет номера более чем 36 стран: США, Испании, России, Германии и других. 

Можно оплатить как разовую аренду номера на 20 минут для получения СМС с сайта или оплатить аренду сразу на полгода без ограничения количества поступающих СМС. На площадке есть номера, которые доступны для активации бесплатно, но они не всегда бывают свободны. 

UIS

Сервис IP-телефонии, который позволяет подобрать удобный тариф под индивидуальные параметры компании. 

В зависимости от масштабов, направления деятельности, количества сотрудников, площадка предлагает наиболее выгодный тариф. Полученный номер можно использовать в любых целях — и для получения СМС, и для осуществления вызовов.

Активация выбранного тарифа и привязанных номеров происходит сразу после оплаты.

MANGO OFFICE

Популярный ресурс IP-телефонии, где можно взять в аренду телефон в любом регионе. Доступна аренда виртуальных номеров с кодом (8-800), по которому клиенты могут звонить в компанию бесплатно. 

Можно арендовать телефон как на краткосрочный период, так и на длительный. Облачная АТС легко интегрируется с разными CRM-системами, поэтому легко использовать ресурс в любой компании.

Как не ошибиться с выбором сервиса

Чтобы выбранный ресурс работал и делал работу эффективнее, необходимо при выборе провайдера уделять внимание нюансам — а также знать, как улучшить процесс. Рассказываем о всех тонкостях выбора провайдера виртуальных номеров и облачных автоматических телефонных станций. 

Нюансы виртуальной ATC

Используя облачную АТС, компания значительно облегчает себе работу. Кроме виртуального номера, доступного без привязки к месту, компания получает полную информацию о действиях клиента: время разговора, его запись, время ожидания на линии, количество вызовов и т. д. Поэтому при выборе поставщика виртуальной АТС рекомендуем обратить внимание на: 

• отзывы (опыт предыдущих пользователей покажет все плюсы и минусы ресурса, опираясь на данную информацию можно будет понять насколько провайдер подходит под конкретные задачи организации);
• цена (важно заранее понять, что будет входить в стоимость оплаченных услуг);
• интерфейс (сотрудники бизнеса не должны тратить время на то, чтобы разобраться в замысловатом интерфейсе, чем интуитивнее проще — тем лучше);
• доступные интеграции с сервисами (в идеале, на сайте должны быть доступны хотя бы базовые интеграции, например, с популярными CRM-системами).

Нюансы сервисов виртуальных номеров

Первое правило аренды или покупки виртуальных номеров — не оставлять контактных данных. Пользователь должен избегать те ресурсы, которые требуют ввода паспортных сведений, сохранения номеров карт, кошельков и иной персональной информации. Несмотря на защиту таких сайтов, может произойти утечка данных, которая отрицательно скажется на человеке или компании. 

Также следует обратить внимание на следующую информацию: 

• условия аренды;
• доступность использования номера для социальных сетей;
• подробная инструкция работы ресурса;
• детали оплаты за номер. 

Работает ли виртуальный номер без интернета

Всё зависит от того, для каких целей приобретён виртуальный номер. Если для получения СМС — то и без подключения к Сети сообщения всё равно будут поступать и накапливаться на номере в течение всего срока аренды.

Что касается звонков, то здесь ситуация не так однозначна. Сотрудники не смогут получать звонки на арендованный номер, если нет доступа к интернету. Однако можно настроить переадресацию на другое устройство, привязанное к физической АТС. В таком случае клиент будет звонить на установленный виртуальный номер, а переадресация будет совершаться на личный номер менеджера или руководителя.

Переадресация может быть безусловная, т. е. вызовы будут переадресовываться при любых обстоятельствах, либо условная — звонки будут направляться на другой номер при определённых условиях, например, если у пользователя нет соединения или оно нестабильно.

Коротко о главном

Виртуальные номера — отличная возможность быстро настроить качественную коммуникацию без привязки к определённому месту или устройству. С помощью такого способа легко наладить рабочие процессы, поддерживать контакт с клиентами и коллегами из любой точки мира сравнительно недорого. 

Для работы виртуального номера нужно иметь качественное соединение. При выборе провайдера необходимо проанализировать цели и потребности. Это позволит точечно настроить систему, распределить звонки и правильно наладить переадресацию. 

Перед оформлением покупки или аренды виртуального номера и облачной автоматической телефонной станции нужно задавать все интересующие вопросы. Спрашивать стоит не только о цене, но и о доступных функциях, кодах регионов, возможности интеграции с другими сервисами, технической поддержке со стороны администраторов и т. д. Это позволит ответственно и взвешенно принять решение о приобретении продукта. 

Телефонный номер – это лицо бизнеса, так как именно на доступности связи строится первое впечатление клиента. Чем удобнее и проще его будет запомнить и использовать, тем выше вероятность того, что клиент захочет связаться с компанией снова.