Информационное письмо: задачи, виды, образцы + инструкция по составлению

Информационное письмо: задачи, виды, образцы + инструкция по составлению

Обмен информацией внутри предприятия или между разными организациями осуществляется с помощью информационных писем. Их используют при деловом общении и в email-маркетинге. Что такое информационное письмо? Каких видов бывает и какие цели выполняет? Как правильно составить, оформить и отправить письмо? Объясним простыми словами!

Что такое информационное письмо: определение, цели и задачи

Информационное письмо – это деловой документ в организации, предназначенный для обмена официальной информацией между коллегами или партнерами. К примеру, руководитель может проинформировать сотрудников или контрагентов о расширении ассортимента товаров и услуг, сделать заявление об изменении реквизитов или пролонгировании договора и пр.

Специалисты по email-маркетингу используют информационные письма для отправки сообщений потенциальным или действующим клиентам для поддержания спроса. В них могут быть полезные или развлекательные статьи, презентации мероприятий, акций, подборки советов, новости или данные об изменениях сайта компании.

Главная цель информационных писем – донесение важной информации до целевой аудитории. Также они выполняют ряд задач:

  1. Уведомление сотрудников или партнеров о нововведениях в бизнес-деятельности.
  2. Напоминание о предстоящих мероприятиях, встречах или задачах, которые необходимо выполнить работнику.
  3. Подтверждение или отклонение предложений, утверждение решений.
  4. Обмен мнениями.
  5. Обсуждение ценовой политики, ассортимента компании.

Если информационные письма используются в области email-маркетинга, их цель – косвенная продажа товара. С помощью писем поддерживается общение с потенциальными покупателями. В этом случае письма выполняют задачи:

  1. Привлечение новых покупателей.
  2. Удержание внимания прежних клиентов, бизнес-партнеров, персонала.
  3. Подтверждение экспертности.
  4. Напоминание о предстоящих мероприятиях.
  5. Привлечение трафика на сайт.
  6. Уведомление покупателей об изменениях по их заказам (о проведении или отклонении оплаты, доставке и пр).

Информационное письмо может содержать призыв к действию, к примеру, — покупка продвигаемого продукта или регистрация на сайте.

Насколько документ является обязательным

Информационное письмо – это не обязательный документ в компании. Решение о деловом информировании партнеров и коллег принимается администрацией в каждой организации отдельно. Однако, на крупных предприятиях информационные письма – неотъемлемая часть бизнес-процесса.

Виды информационных писем

В зависимости от цели информационных писем, условно их можно разделить на разные виды:

РазновидностьЦельПример
Сообщение (уведомление)
Образец
Оповещение получателей о чем-то важном (изменении ассортимента товаров, повышении цен, предстоящих акциях, появлении сайта и пр.)Компания Х уведомляет вас об изменении реквизитов для дальнейших финансовых расчетов.
Напоминание
Образец
Напоминание получателю выполнить важное действие.Напоминаем вам о необходимости своевременного внесения платежа, согласно установленному графику.
Заявление
Образец
Уведомление получателя о каких-либо действиях, которые собирается предпринять отправитель.Уведомляем вас об автоматическом пролонгировании партнерского договора по причине истечения срока действия предыдущего соглашения.
Извещение
Образец
Информирование клиентов о предстоящем мероприятии. Обычно рассылается контрагентам массово.С радостью сообщаем, что 1 мая в нашей компании состоится презентация нового продукта. Приглашаются все желающие.
Предложение
Образец
Призыв к действию получателяХотим предложить вам взаимовыгодное сотрудничество с нашей компанией.
Подтверждение
Образец
Подтверждение получения чего-либо: письма, оплаты, товараУведомляем вас о получении заказного письма в наш адрес.
Запрос
Образец
Просьба о конкретном действии получателяПросим вас разъяснить порядок формирования нового ценового предложения.
Рекламно-информационное сообщение
Образец
Презентация мероприятия, нового продукта, услугиОбъявляем о предстоящем дне «Открытых дверей» в рамках проведения ярмарки профессий. Вы сможете познакомиться со специалистами разного направления, задать вопросы, узнать, как получить образование, зарегистрироваться.

Для каждого вида письма есть свой образец, который проще скачать бесплатно и оформить документ по примеру. Одно письмо может одновременно выполнять разные цели и, соответственно, быть смешанного вида.

Структура информационного письма: обязательные разделы

Существует негласный регламент, как должно быть оформлено информационное письмо. Обычно структура состоит из разделов:

  1. Верхний правый угол с информацией о должности и Ф. И. О. адресата. Обычно это руководитель предприятия или начальник отдела, который сможет донести информацию до всех подчиненных.
  2. Под данными об отправителе прописываются данные адресата: наименование организации, адрес. Если письмо адресовано конкретному лицу, нужно указать его Ф. И. О. и должность. При массовой отправке писем, данный раздел пропускается.
  3. Левый верхний угол с номером документа и датой его отправки. Это данное письмо – ответ на другое деловое письмо, нужно указать данные входящего документа. Эти данные необходимы для заполнения журнала регистрации исходящих писем.
  4. Основной текст письма. Информация должна быть изложена в максимально сжатом виде – несколько предложений. Допускается использование нумерованных и маркированных списков.
  5. Приложения (если они необходимы) – дополнительные документы, договор, статьи, с которыми должны ознакомиться получатели.
  6. Нижняя область страницы с должностью и Ф. И. О. отправителя, наименованием компании, подписью и печатью.

Как составить и что написать в информационном письме: инструкция

Обычно обязанности по составлению информационных писем исполняет руководитель или иное уполномоченное лицо, в чьи должностные обязанности входит эта задача. Во втором случае текст сообщений обязательно должен согласовываться с начальством.

При составлении письма нужно придерживаться всех основных правил подготовки деловых документов. Лучше всего скачать готовый образец бесплатно, хотя можно и самостоятельно составить письмо на чистом листе.

Вначале нужно определить, кто является получателем:

  • сотрудники вашего предприятия;
  • партнеры;
  • клиенты (будущие или постоянные).

Письмо составляется в официально-деловом стиле. Оно должно быть небольшого объема (обычно не более 1 страницы) без эмоциональных высказываний и разговорных выражений. Важно не допускать пунктуационные и грамматические ошибки. Если информационное письмо будет составлено с ошибками, у адресата может сложиться негативное мнение обо всем предприятии.

Инструкция составления текста письма:

  1. Приветствие, заявление главной темы – с этого начинается основной текст. Эту часть можно расположить посередине листа. К примеру, «Сообщаем вам о торжественном открытии нашего нового магазина» или «Уважаемый, Николай Николаевич, компания Х приветствует вас».
  2. Содержательная часть, которая дает подробную информацию о главной теме, заявленной выше: «Праздничное мероприятие состоится 10 мая в 17:00. Вас ждет концертная программа, розыгрыши с ценными подарками и игры для детей». Здесь указываются официальные данные, факты, даты, адреса – информация подается кратко. Обычно у получателей нет времени на длительное чтение. На знакомство с материалом должно уйти не более 2-3 минут. Язык должен быть простым. Чтобы установить контакт с получателем, он должен понять написанное.
  3. Если к письму есть приложения, дополнительные документы и статьи, завершите текст упоминанием об этом: «С подробной концертной программой вы можете ознакомиться в Приложении 1». Перечислите все, что прилагаете к письму и зачем.
  4. Подведение итогов письма. Традиционно используется фраза: «С уважением, команда компании Х». Можно что-то предложить – созвониться, встретиться. Не забудьте указать номер телефона, адрес почты и сайта для обратной связи.

Как оформляют информационные письма

Если информационное письмо будет отправлено традиционным способом в бумажном виде, для его написания используется фирменный бланк компании с водяными знаками и логотипом. Так организация выглядит солиднее в глазах адресатов. Кроме того, при каждой отправке нового письма не нужно прописывать реквизиты предприятия заново.

Если бланк отсутствует, письмо может быть оформлено на обычном листе формата А4. Оригинально и выигрышно смотрятся письма, написанные от руки каллиграфическим почерком.

При составлении информационного письма необходимо придерживаться стандартов ГОСТ:

  • поля: справа 10 мм, слева 20 мм;
  • верхние и нижние отступы от края листа;
  • выравнивание текста по ширине;
  • абзацы с отступами 1.25 см;
  • при наличии разделов, у каждого должно быть название, которое указывается с отступом 1.25 см и выравнивается по ширине;
  • размер межстрочного интервала 1-1.5;
  • нумерование страниц письма, начиная со 2 листа (порядковый номер ставится сверху посередине с отступом от края в 10 мм);
  • допустимо использование любого шрифта, но предпочтительнее Times New Roman № 13-14 или Arial № 12-13 (для заполнения таблиц используется шрифт № 9-10).

Несмотря на действующие рекомендации, строгих правил для оформления документа нет.

Как отправить письмо

Отправка бумажного информационного письма осуществляется через курьера или почту (заказным письмом с уведомлением о вручении). Для этого оно помещается в фирменный конверт организации, на котором должны быть указаны ее наименование, реквизиты и логотип. Если фирменный конверт отсутствует, используется обычный. Предпочтительно выбирать конверт того же оттенка, что и бумага, на котором напечатано само письмо. Желательно, чтобы конверт был прямоугольной формы.

Если письмо направляется по email, нужно придерживаться следующих правил:

  1. Обязательное указание темы письма. Фраза должна кратко излагать суть сообщения, чтобы адресату сразу было понятно, что он прочитает, открыв письмо. Можно использование интригующие заголовки, которые побудят пользователя заглянуть внутрь, например: «Отправляем инструкцию, как получить 30% скидку на заказ».
  2. Письмо должно отправляться с официальной почты компании или ее руководителя. Лучше, если в самом названии электронного адреса будет наименование предприятия, его сайта или фамилия руководства: MagazinYspeh@mail.ru, Ivanov_Yspeh@yandex.ru.
  3. Если своим информационным письмом вы отвечаете адресату, выделите его фразы, как цитаты для имитации диалога.
  4. Не прикрепляйте слишком много приложений, изображений, документов и иных материалов. Используйте только необходимый минимум.
  5. В конце электронного письма обязательно должна стоять подпись, контактные данные для обратной связи, адрес сайта.

Если планируется разослать электронные письма многим получателям, лучше автоматизировать процесс. Для этого существуют специальные сервисы, которые оформляют письма по шаблону (например, UniSender). Образец можно предоставить самостоятельно или скачать из каталога готовых форм на сайте бесплатно.

Еще один способ отправки – воспользоваться факсом или чатом в мессенджерах, социальных сетях. Этот вариант подходит, когда отношения между отправителем и получателем неформальные и такая переписка допустима.

Прежде чем направить информационное письмо, необходимо зарегистрировать его в журнале входящей/исходящей документации.

Общие правила для всех писем

Чтобы информационное письмо было максимально эффективным, придерживайтесь рекомендаций при его составлении и отправке:

  1. Любое информационное письмо должно быть написано грамотно с учетом всех письменных стандартов лексики, грамматики, пунктуации. Это важный момент, на который обращают внимание почти все руководители и уполномоченные лица. Если адреса обнаружит ошибки, он может не захотеть пользоваться вашим предложением, разочаруется в имидже всей компании в целом.
  2. Содержание письма должно отражать только особенности деятельности компании-отправителя (не должно быть данных о сторонних предприятиях).
  3. Письмо любого вида должно быть кратким, емким, лаконичным и полным. Проявите максимальную заботу о получателе, чтобы ему было удобно открывать и читать текст, а также реагировать на прочитанное (позвонить, прийти на встречу, скачать презентацию, приобрести товар или услугу).
  4. Всегда указывайте свои контакты в конце письма, чтобы получатель мог оперативно связаться с вами и не тратил свое время на поиск номера телефона или адреса.

Что запрещено указывать в письме

Несмотря на то, что информационное письмо составляется в свободной форме, есть несколько пунктов под запретом:

  • грубый, развязный тон, бранные слова;
  • оскорбления в чей-либо адрес;
  • ложь, недостоверные, непроверенные данные (информационное письмо – это официальный документ, который имеет юридическую силу).

Помимо этого нежелательно писать текст слишком сухо, со сложной терминологией, обилием цифр, большим количество причастных и деепричастных оборотов. Избегайте «штампов», «клише», ведь ваша задача – заинтересовать получателя.

Заключение

Информационное письмо – официальный инструмент компании, с помощью которого она может доносить важную информацию до клиентов, сотрудников, партнеров, продвигает свои товары и услуги. Это не обязательный документ, но все крупные предприятия его используют.

Письмо может быть составлено в свободной форме, но лучше придерживаться установленных стандартов. Так можно сформировать положительное впечатление о компании и убедить получателя в необходимости совершить нужное действие – что-то купить, прийти на встречу. Информационное письмо отправляют по почту или по email.

Будьте кратки, придерживайтесь делового стиля, но не стоит излагать информацию слишком сухо, чтобы заинтересовать адресата.